GPSR Verantwortliche Person nach Art. 16 benennen

Die verantwortliche Person nach Art. 16 GPSR benennst du, indem du einen schriftlichen Mandatsvertrag mit einer in der EU niedergelassenen Person oder Firma abschließt, unterzeichnest und die Pflichtangaben anschließend auf Produktseite und Verpackung veröffentlichst. Diese Pflicht gilt seit dem 13. Dezember 2024 für jeden Hersteller ohne EU-Sitz, der an deutsche oder europäische Kundinnen und Kunden verkauft. Die benannte Person ist der offizielle Ansprechpartner für Marktüberwachungsbehörden und haftet im Schadensfall mit. Ihr Name, ihre Adresse und ihre E-Mail müssen auf jeder Produktseite stehen. Ohne gültige Benennung darf das Produkt in der EU gar nicht erst in Verkehr gebracht werden, unabhängig davon, wie gut es ist. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie die Benennung korrekt abläuft, was der Mandatsvertrag enthalten muss und welche Dokumentation du dauerhaft vorhalten solltest.

Was Art. 16 GPSR von dir verlangt

Art. 16 GPSR schreibt vor, dass Produkte aus Drittländern nur dann auf dem EU-Markt angeboten werden dürfen, wenn eine in der Union niedergelassene verantwortliche Person benannt wurde. Die Vorschrift greift immer dann, wenn der Hersteller selbst keinen Sitz in der EU hat, etwa bei Sourcing aus China, Großbritannien oder der Türkei. Art. 4 Abs. 3 der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020 verweist auf dieselbe Systematik. Fehlt eine benannte, erreichbare Person in der Union, gilt das Produkt gegenüber den Behörden als nicht ordnungsgemäß adressierbar, ganz gleich wie gut es tatsächlich ist. Über die reinen Marktüberwachungs-Aufgaben hinaus verlangt Art. 16 Abs. 2 GPSR noch etwas Eigenes: Die verantwortliche Person muss regelmäßig selbst kontrollieren, ob das Produkt der technischen Dokumentation entspricht, soweit das angesichts der möglichen Risiken des Produkts angemessen ist. Diese Prüfpflicht macht klar, dass die Rolle mehr ist als eine reine Adressfunktion. Bei Shopify-Händlerinnen und -Händlern, die selbst als Importeur auftreten, kann die Rolle der verantwortlichen Person sogar in die eigene Verantwortung fallen. Mehr zu den einzelnen Rollen findest du in unserem Überblick zu den GPSR-Pflichten im Onlineshop.

Wer kann die Verantwortliche Person sein

Die GPSR erlaubt vier Akteurstypen für diese Rolle:

• der Hersteller selbst, sofern er eine EU-Niederlassung hat
• ein von außerhalb der EU bestellter Bevollmächtigter mit schriftlichem Mandat
• der Importeur, wenn kein Bevollmächtigter benannt wurde
• ein Fulfillment-Dienstleister mit Sitz in der EU, wenn kein anderer Akteur diese Rolle übernimmt

Welcher Weg für deinen Shop passt und was ein externer Dienstleister kostet, erklären wir ausführlich in EU-Verantwortlicher (EU-Bevollmächtigter) für GPSR: Pflicht und Auswahl und in EU Responsible Person für Shopify-Shops. Dieser Artikel setzt an der Stelle an, an der die Entscheidung für einen Kandidaten bereits gefallen ist, und zeigt, wie die eigentliche Benennung formal korrekt abläuft.

So benennst du die Verantwortliche Person Schritt für Schritt

So läuft die Benennung in der Praxis ab, unabhängig davon, ob du dich für einen externen Dienstleister oder eine interne Lösung entscheidest.

1. Kandidaten prüfen: Stelle sicher, dass die gewählte Person oder Firma tatsächlich in der EU niedergelassen ist und über eine ladungsfähige Anschrift verfügt, keine Postfachadresse. Eine reine Postfachadresse gilt bei Marktüberwachungsbehörden nicht als ausreichend und zählt in der Praxis zu den häufigsten Beanstandungsgründen bei GPSR-Kontrollen.
2. Mandatsvertrag aufsetzen: Formuliere den schriftlichen Auftrag nach Art. 16 Abs. 3 GPSR mit allen Pflichtangaben (siehe Klausel-Checkliste unten).
3. Vertrag von beiden Seiten unterzeichnen und mit Datum versehen: Erst ab diesem Zeitpunkt gilt die Benennung als wirksam.
4. Pflichtangaben veröffentlichen: Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person müssen auf der Produktverpackung oder, wenn das nicht möglich ist, in den Begleitunterlagen sowie auf der Produktseite deines Shops erscheinen.
5. Interne Zuständigkeit festlegen: Bestimme, wer im Unternehmen für die Kommunikation mit der verantwortlichen Person und mit Marktüberwachungsbehörden zuständig ist.
6. Nachweis archivieren: Lege den unterschriebenen Mandatsvertrag zusammen mit den in diesem Artikel beschriebenen Audit-Trail-Dokumenten ab, damit du ihn bei einer Anfrage sofort vorlegen kannst.

Wichtig für Händlerinnen und Händler mit China-Sourcing: Wenn du mehrere Lieferanten aus Drittländern führst, brauchst du diesen Ablauf pro Hersteller, nicht nur einmal pro Shop. Ein einzelner Mandatsvertrag deckt in der Regel nur die Produkte eines bestimmten Herstellers ab. Ob dein Kandidat tatsächlich in der EU niedergelassen ist, prüfst du am zuverlässigsten über das öffentliche Handelsregisterportal der Länder:

Was der Mandatsvertrag laut Art. 16 enthalten muss

Diese Klausel-Ebene bleibt bei den meisten Ratgebern vage, selbst bei ausführlichen Anbieterseiten. Art. 4 Abs. 3 der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020, auf die Art. 16 GPSR verweist, benennt vier konkrete Aufgabenblöcke, die im Mandat einzeln auftauchen sollten: Bereithaltung der EU-Konformitätserklärung und der technischen Unterlagen, Bereitstellung dieser Unterlagen an Behörden auf begründete Anfrage in einer für die Behörde verständlichen Sprache, Kooperation bei Maßnahmen zur Risikobeseitigung, und Information von Behörden bei Gefahr für Verbraucher. Ein Mandatsvertrag, der diese vier Blöcke nicht einzeln benennt, sondern nur pauschal auf die Verordnung verweist, gilt in der Praxis als unzureichend spezifiziert. Ein rechtssicherer Mandatsvertrag nach Art. 16 GPSR sollte mindestens folgende Punkte konkret benennen:

• vollständige Kontaktdaten beider Vertragsparteien, inklusive ladungsfähiger Anschrift der verantwortlichen Person
• eine genaue Beschreibung der erfassten Produkte oder Produktkategorien, nicht nur ein pauschaler Verweis auf das gesamte Sortiment
• die vier Aufgabenblöcke aus Art. 4 Abs. 3 MSR einzeln benannt: Dokumentenbereithaltung, Bereitstellung auf Anfrage, Kooperation bei Risikobeseitigung, Information bei Gefahr
• die Laufzeit des Mandats und die Bedingungen für eine Kündigung oder Nachfolgeregelung
• die Verpflichtung der verantwortlichen Person, auf begründete Anfrage einer Behörde auch eine Kopie des Mandatsvertrags selbst vorzulegen
• eine Regelung zur Haftungsverteilung zwischen Hersteller und verantwortlicher Person
• Datum und Unterschrift beider Seiten, wobei ein qualifiziert signiertes PDF oder ein Vertrag mit fortgeschrittener elektronischer Signatur in der Praxis als ausreichend rechtssicheres digitales Original gilt, eine reine unsignierte E-Mail-Bestätigung dagegen nicht

Ein Mandat, das nur pauschal formuliert ist, etwa “Herr/Frau X übernimmt die Rolle der verantwortlichen Person”, ohne die Aufgaben und den Produktumfang zu benennen, gilt bei einer Prüfung häufig als unzureichend dokumentiert.

Dokumentations- und Audit-Trail-Pflichten

Über die reine Existenz des Mandatsvertrags hinaus solltest du eine strukturierte Nachweisdokumentation führen, die im Prüfungsfall sofort vorgelegt werden kann. Eine ausführliche Anleitung zum Aufbau eines belastbaren Nachweissystems findest du in unserem Artikel zum gerichtsfesten Audit-Trail. Für die Benennung nach Art. 16 gehören mindestens diese Dokumente in deine Ablage:

• der unterschriebene Mandatsvertrag im Original oder als rechtssicheres digitales Original
• ein Nachweis über die tatsächliche EU-Niederlassung der verantwortlichen Person, etwa ein Handelsregisterauszug
• eine Versionshistorie, falls der Mandatsvertrag im Zeitverlauf angepasst wurde
• die Korrespondenz, die belegt, wann und wie die Pflichtangaben auf Produktseiten und Verpackung veröffentlicht wurden
• ein interner Vermerk, wer im Unternehmen für die laufende Pflege dieser Unterlagen zuständig ist

Alle relevanten Nachweisdokumente zur Produktsicherheit, wozu auch die Benennungsunterlagen zählen, sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich aus der allgemeinen Dokumentationspflicht der GPSR.

Folgen einer fehlenden oder ungültigen Benennung

Eine fehlende oder fehlerhafte Benennung ist kein rein formaler Mangel. Sie hat unmittelbare wirtschaftliche Konsequenzen, und mehrere davon greifen oft gleichzeitig:

• Vertriebsverbot: Ohne gültige verantwortliche Person darf das Produkt laut Art. 16 Abs. 1 GPSR nicht auf dem EU-Markt bereitgestellt werden.
• Marktplatz-Sperrung: Amazon, Kaufland, eBay und andere Marktplätze prüfen die Pflichtangaben zunehmend automatisiert und sperren Angebote ohne vollständige Angaben.
• Zoll-Zurückhaltung: Sendungen aus Drittländern können beim Grenzübertritt zurückgehalten werden, wenn die erforderlichen Angaben fehlen.
• Safety-Gate-Eintrag: Wird ein Produkt ohne benannte verantwortliche Person auffällig, landet es schneller im europäischen Schnellwarnsystem Safety Gate als ein vergleichbares, korrekt dokumentiertes Produkt.
• Bußgeld: Die GPSR selbst legt keine konkrete Bußgeldhöhe fest, sondern überlässt die Sanktionierung den Mitgliedstaaten. In Deutschland sind je nach Bundesland und Einzelfall Bußgelder bis zu 50.000 Euro möglich, gestützt auf Art. 16 GPSR in Verbindung mit Art. 4 Abs. 3 der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020.

Diese Mechanismen wirken oft in Kombination. Eine Marktplatz-Sperrung durch fehlende Angaben führt in der Praxis meist schneller zu Umsatzverlust als ein tatsächliches Bußgeldverfahren, das erst nach einer behördlichen Prüfung folgt. Gerade bei Amazon und eBay reicht oft schon ein automatisierter Compliance-Check aus, um ein Listing offline zu nehmen, noch bevor eine Behörde überhaupt aktiv geworden ist. Für einen Shop mit laufendem Tagesgeschäft ist das der Unterschied zwischen einer sofortigen Umsatzlücke und einem Verfahren, das sich über Monate hinzieht. Wer mehrere Produktlinien von unterschiedlichen Herstellern führt, riskiert im schlimmsten Fall eine Kettenreaktion: Ein einzelnes ungültiges Mandat kann mehrere Listings gleichzeitig betreffen, wenn die betroffenen Produkte alle über denselben, nicht korrekt benannten Mandatsvertrag laufen. Wie eine GPSR-Abmahnung im Detail abläuft und welche Kosten dabei entstehen können, erklären wir separat in unserem Artikel zu GPSR-Abmahnung, Bußgeld und Strafen.

Häufige Fehler bei der Benennung

Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, eine informelle oder mündliche Abstimmung reiche aus. Das stimmt nicht. Ohne schriftlichen, unterzeichneten Mandatsvertrag gilt die Benennung als nicht wirksam, selbst wenn die genannte Person faktisch bereits als Ansprechpartner auftritt.

Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die teilweise Benennung, etwa wenn ein Mandat nur für einen Teil des Produktsortiments abgeschlossen wurde, während neue Produktlinien ohne aktualisierten Vertrag hinzukommen. Gerade bei wachsenden Sortimenten passiert das schnell: Der ursprüngliche Mandatsvertrag deckte drei Produktkategorien ab, mittlerweile verkaufst du zehn, und niemand hat den Vertrag seither erweitert.

Auch veraltete Kontaktdaten auf der Produktseite sind ein Klassiker, selbst wenn der Mandatsvertrag im Hintergrund korrekt ist. Das führt bei einer Prüfung regelmäßig zu Beanstandungen, weil die sichtbaren Angaben für Verbraucherinnen und Verbraucher nicht mit der Realität übereinstimmen. Ein dritter, seltener genannter Fehler betrifft den Wechsel des Fulfillment-Dienstleisters: Wenn sich die Lagerlogistik ändert, aber der ursprüngliche Mandatsvertrag noch auf den alten Partner verweist, entsteht eine Lücke, die bei einer Kontrolle sofort auffällt.

Prüfe deshalb bei jeder neuen Produktlinie, bei jedem Lieferantenwechsel und bei jedem Wechsel der Fulfillment-Struktur erneut, ob die bestehende Benennung noch zum aktuellen Sortiment passt.

Häufige Fragen zur Verantwortlichen Person nach Art. 16

Ab wann brauche ich eine verantwortliche Person nach Art. 16 GPSR?

Du brauchst sie, sobald du Produkte eines Herstellers ohne EU-Sitz auf dem europäischen Markt verkaufst, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Reicht eine mündliche Zusage als Benennung aus?

Nein, eine mündliche Zusage reicht nicht aus, weil Art. 16 Abs. 3 GPSR ausdrücklich ein schriftliches Mandat verlangt. Ohne diesen schriftlichen Vertrag gilt die Benennung nicht als wirksam.

Muss ich pro Hersteller einen eigenen Mandatsvertrag abschließen?

Ja, das ist in der Regel notwendig. Wenn du Produkte von mehreren Herstellern aus Drittländern führst, brauchst du für jeden Hersteller eine eigene, klar abgegrenzte Benennung.

Wie lange muss ich den Mandatsvertrag aufbewahren?

Eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren ist empfehlenswert, analog zur allgemeinen GPSR-Dokumentationspflicht.

Was passiert, wenn die verantwortliche Person wechselt?

Beim Wechsel musst du den alten Mandatsvertrag sauber beenden, einen neuen abschließen und alle Pflichtangaben auf Produktseiten und Verpackung zeitnah aktualisieren, bevor der Wechsel wirksam wird.

Muss ich den Mandatsvertrag bei einer Umfirmierung oder einem Verkauf meines Shops anpassen?

Ja, auch das ist notwendig. Ein bestehender Mandatsvertrag bleibt rechtlich an die ursprünglich genannte Vertragspartei gebunden, sodass ein Rechtsformwechsel oder Eigentümerwechsel eine Aktualisierung oder Neuausstellung erfordert, damit die im Vertrag genannte Partei mit dem tatsächlichen Rechtsträger übereinstimmt.