Konformitätserklärung Vorlage: Kostenloser CE-PDF-Generator

Die EU-Konformitätserklärung, oft kurz CE-Erklärung oder Declaration of Conformity (DoC), ist eines der am häufigsten falsch verstandenen Dokumente im EU-Handel. Sie ist Pflicht für alle Produkte, die unter eine harmonisierte EU-Richtlinie fallen, sie trägt das berüchtigte CE-Zeichen, und sie muss zehn Jahre archiviert werden. Doch viele Shopify-Händler wissen weder, für welche Produkte sie nötig ist, noch was genau drinstehen muss.

Dieser Artikel klärt beide Fragen und stellt am Ende einen kostenlosen PDF-Generator vor, mit dem du in wenigen Minuten eine rechtskonforme Konformitätserklärung erstellst.

Was ist die EU-Konformitätserklärung?

Die EU-Konformitätserklärung ist die schriftliche Erklärung des Herstellers oder Importeurs, dass ein bestimmtes Produkt allen anwendbaren EU-Richtlinien entspricht. Sie ist keine Prüfung, sondern eine Erklärung. Die Prüfung selbst (Tests, Messprotokolle, Risikobewertung) sind separate Dokumente in der technischen Dokumentation.

Mit der Unterzeichnung übernimmt der Hersteller die rechtliche Verantwortung dafür, dass das Produkt sicher ist. Eine falsche Erklärung ist eine Straftat und kann zu Bußgeldern und persönlicher Haftung führen.

Für welche Produkte ist sie Pflicht?

Die Konformitätserklärung ist nicht für alle Produkte Pflicht, sondern nur für solche, die unter eine der harmonisierten EU-Richtlinien fallen. Die zehn wichtigsten:

1. Maschinenrichtlinie 2006/42/EG - alle Maschinen mit beweglichen Teilen, von Küchenmaschinen bis Industrieanlagen.
2. Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU (LVD) - Elektroprodukte mit 50 bis 1.000 V Wechselspannung.
3. EMV-Richtlinie 2014/30/EU - alle Geräte, die elektromagnetische Störungen aussenden oder empfindlich darauf reagieren können.
4. Funkanlagenrichtlinie 2014/53/EU (RED) - alles mit Bluetooth, WLAN, GPS oder Mobilfunk.
5. RoHS-Richtlinie 2011/65/EU - Beschränkung gefährlicher Stoffe in Elektronik.
6. Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG - alle Produkte, die für Kinder unter 14 gedacht sind.
7. PSA-Verordnung 2016/425 - persönliche Schutzausrüstung von Helmen bis Schutzbrillen.
8. Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU (PED) - Druckbehälter, Rohrleitungen, Sicherheitszubehör.
9. Bauprodukteverordnung 305/2011 - Produkte für das Bauwesen.
10. Medizinprodukteverordnung 2017/745 (MDR) - alle Medizinprodukte.

Wenn dein Produkt unter keine dieser Richtlinien fällt, brauchst du keine Konformitätserklärung. GPSR-Pflichtangaben sind trotzdem erforderlich. Beide Regelwerke laufen parallel.

Pflichtbestandteile der Erklärung

Jede Konformitätserklärung muss laut Anhang IV des New Legislative Framework folgende Punkte enthalten:

Produkt-Identifikation. Modellname, Typ-Bezeichnung, eindeutige Identifikationsnummer (zum Beispiel Seriennummer-Bereich).

Name und Anschrift des Herstellers. Voller Name oder eingetragene Marke, ladungsfähige Anschrift.

Name und Anschrift des EU-Bevollmächtigten. Wenn der Hersteller außerhalb der EU sitzt.

Hinweis auf alleinige Verantwortung des Herstellers. Wortlaut: Die alleinige Verantwortung für die Ausstellung dieser Konformitätserklärung trägt der Hersteller.

Beschreibung des Produkts. Funktion, Verwendungszweck, technische Hauptmerkmale, gegebenenfalls Foto.

Angewandte Richtlinien. Aufzählung aller anwendbaren EU-Richtlinien mit Nummer und Datum.

Angewandte harmonisierte Normen. Liste der Normen, gegen die getestet wurde, mit Versionsdatum.

Konformitätsbewertungsverfahren. Welches Modul (A bis H) wurde angewendet.

Notifizierte Stelle (falls relevant). Bei Modul B oder ab Sicherheitsstufen mit Pflicht-Zertifizierung.

Ort und Datum der Ausstellung.

Name, Funktion und Unterschrift des Verantwortlichen.

Klingt nach viel? Ist es auch. Manuell pro Produkt etwa 30 bis 60 Minuten. Mit Generator-Tool 2 bis 5 Minuten.

Typische Fehler in Konformitätserklärungen

Bei Audits fallen immer wieder dieselben Fehler auf:

Fehler 1: Falsche Richtlinien-Nummern. 2014/35/EG statt 2014/35/EU. Wirkt klein, ist aber rechtlich relevant.

Fehler 2: Veraltete Normen. EN 60950 wurde durch EN 62368 ersetzt, aber viele Erklärungen zitieren noch die alte.

Fehler 3: Falscher Modul-Verweis. Die Konformitätsbewertungsverfahren-Module sind oft Modul A (interne Fertigungskontrolle), aber bei Funkanlagen oder Maschinen ist häufig Modul B oder H Pflicht.

Fehler 4: Fehlende Unterschrift. Eine elektronische Erklärung ohne digitale Signatur oder eingescanntes Faksimile ist formal unwirksam.

Fehler 5: Mehrere Produkte in einer Erklärung. Pro Produkt-Modell eine eigene Erklärung. Eine Sammel-Erklärung für eine ganze Produktlinie ist nur bei eng verwandten Varianten zulässig.

Wie der GPSR-Pro-Generator funktioniert

Im GPSR Pro Dashboard wählst du das Produkt, für das du eine Erklärung brauchst, und der Generator führt dich durch einen Wizard:

1. Produktdaten - werden aus deinen bestehenden Shopify-Daten vorbefüllt.
2. Anwendbare Richtlinien - Auswahl per Multi-Select aus den 10 Hauptrichtlinien.
3. Harmonisierte Normen - aus einer aktuellen Datenbank vorgeschlagen, mit Pflicht-Update bei Norm-Änderungen.
4. Modul-Wahl - automatisch je nach Richtlinie vorgeschlagen.
5. Hersteller- und AR-Daten - aus der Stammdatenpflege übernommen.
6. Unterschrift - per Maus oder hochgeladenem PNG.

Am Ende erhältst du ein PDF mit eindeutiger Erklärung-Nummer, das du archivieren, deinem Importeur weitergeben oder im Audit-Fall an die Behörde versenden kannst.

Archivierung und Versionierung

Konformitätserklärungen müssen 10 Jahre archiviert werden. Bei Produktänderungen (technische Modifikation, Hersteller-Wechsel, neue Norm) muss eine neue Erklärung ausgestellt werden. Die alte Version bleibt in der Akte, denn für in dieser Zeit verkaufte Produkte gilt die alte Erklärung weiter.

In der Praxis heißt das: Du brauchst nicht nur einen Generator, sondern auch eine Versionsverwaltung. GPSR Pro speichert jede Erklärung mit Datum, Versions-Nummer und Hash. Bei einer Audit-Anfrage kannst du jede historische Version mit zwei Klicks bereitstellen.

Kostenlose Vorlage zum Download

Auch ohne GPSR Pro Account kannst du eine Basis-Vorlage als Word-Dokument unter /downloads/eu-konformitätserklärung-vorlage.docx (kommt nach Launch verfügbar) herunterladen.

Die Vorlage enthält alle Pflicht-Felder und Beispieltexte. Du füllst sie aus, druckst sie unterschrieben aus und scannst sie als PDF ein. Für einen Shop mit weniger als 20 CE-Produkten ist das ausreichend. Ab 50 Produkten lohnt sich der Generator schon zeitlich.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Die korrekte Anwendung von Richtlinien und Normen hängt vom konkreten Produkt ab. Bei komplexen Produkten (Maschinen, Medizinprodukte, Funkanlagen) ist die Konsultation eines spezialisierten Prüfdienstleisters wie TUEV, DEKRA oder VDE ratsam.

Der GPSR Pro Generator deckt die Standard-Fälle ab und ist mit zwei deutschen Anwaltskanzleien für Produkthaftung abgestimmt worden. Für eigene Anpassungen über den Standard hinaus bleibt die Verantwortung beim Hersteller.

Fazit

Eine Konformitätserklärung ist kein Hexenwerk, aber sie ist juristisch anspruchsvoll. Wer sie manuell pro Produkt schreibt, verliert Stunden. Wer einen Generator nutzt, schafft 50 Produkte in einem Nachmittag und hat dabei die Norm-Aktualität automatisch gepflegt.

Wenn du noch keine CE-Erklärungen hast oder deine Erklärungen älter als zwei Jahre sind, ist heute der richtige Tag für einen Generator-Durchlauf.